Dernière mise à jour : 11 septembre 2026

Politique de confidentialité

Nous expliquons ci-dessous comment MERXFORMA traite les données des personnes qui visitent le site, nous contactent ou représentent des clients, fournisseurs et partenaires commerciaux.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est MERX FORMA Michał Makohon, entrepreneur enregistré en Pologne, lieu d’activité : Prószków, NIP : 9910531880, TVA UE : PL9910531880.

Pour toute question relative aux données personnelles, contactez-nous à kontakt@merxforma.com. Le responsable n’a pas désigné de délégué à la protection des données.

2. Données que nous traitons

Selon la nature du contact ou de la coopération, nous pouvons traiter :

nom et prénom, fonction, raison sociale, NIP et données de l’organisation représentée ;
adresse e-mail, numéro de téléphone et identifiant utilisé dans une messagerie ;
contenu des échanges, objet de la demande et pièces jointes transmises volontairement ;
données relatives aux offres, contrats et règlements, adresse de livraison et données de paiement ;
données du chauffeur, destinataire ou mandataire nécessaires à la livraison ou à l’enlèvement ;
adresse IP, type d’appareil et de navigateur, adresse de la page visitée, heure de visite et informations des journaux serveur ;
image, heure et lieu de présence enregistrés par la vidéosurveillance de l’entrepôt ;
après consentement : identifiants en ligne et informations d’utilisation du site collectés par Google Analytics 4.

Nous ne demandons pas de catégories particulières de données, telles que des informations sur la santé, les convictions, la religion ou l’origine. Ne les incluez pas dans le formulaire ni les pièces jointes.

3. Finalités et bases juridiques

Finalité	Base juridique
Traitement d’une demande, préparation d’une offre, négociations et mesures précontractuelles	art. 6, par. 1, point b) du RGPD si vous êtes partie au contrat, ou art. 6, par. 1, point f) si vous agissez pour une entreprise ; notre intérêt légitime est la correspondance commerciale
Conclusion et exécution du contrat, commande, transport, livraison, paiement et service après-vente	art. 6, par. 1, point b) du RGPD ou art. 6, par. 1, point f) pour les représentants du cocontractant
Facturation, comptabilité et respect des obligations fiscales et autres obligations légales	art. 6, par. 1, point c) du RGPD
Constatation, exercice ou défense de droits, prévention des abus et sécurité	art. 6, par. 1, point f) du RGPD ; notre intérêt légitime est la protection des droits, biens et systèmes
Vidéosurveillance de l’entrepôt pour protéger les biens	art. 6, par. 1, point f) du RGPD ; notre intérêt légitime est la protection des biens et l’élucidation des incidents dans la zone surveillée
Marketing direct de nos services et offres B2B	art. 6, par. 1, point f) du RGPD ; si le droit des communications électroniques exige un consentement préalable, nous ne contactons qu’après l’avoir obtenu ; vous pouvez vous opposer ou le retirer à tout moment
Mesure des visites et amélioration du site avec Google Analytics 4	art. 6, par. 1, point a) du RGPD, soit votre consentement libre

4. Origine des données

Nous recevons le plus souvent les données directement de vous via un formulaire, e-mail, téléphone, WhatsApp, plateforme B2B, réseaux sociaux, réunion ou dans le cadre d’un contrat.

Dans les relations B2B, nous pouvons aussi recevoir vos coordonnées professionnelles de votre employeur, cocontractant, d’une personne qui vous recommande ou de sources publiques : site d’entreprise, CEIDG, KRS, annuaire professionnel ou profil professionnel public. Nous traitons alors généralement nom, prénom, fonction, entreprise et coordonnées professionnelles. Nous fournissons l’information requise par l’art. 14 du RGPD au plus tard au premier contact, sauf exception légale.

5. Vidéosurveillance de l’entrepôt

Le site de l’entrepôt MERXFORMA dans la région de Września et Gulczewko est vidéosurveillé afin de protéger les biens. Les caméras couvrent le site, les entrées, cours et zones de chargement. Elles ne couvrent ni toilettes, ni vestiaires, ni lieux où une intimité particulière est attendue, et n’enregistrent aucun son.

Nous conservons les enregistrements au maximum 30 jours, puis ils sont automatiquement écrasés ou supprimés. Si un enregistrement prouve un incident ou est nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits, nous pouvons sécuriser l’extrait concerné jusqu’à la clôture définitive de l’affaire ou l’expiration du délai de prescription applicable.

Seules les personnes habilitées et, si nécessaire, le prestataire technique, la société de sécurité, l’assureur, le cabinet juridique ou l’autorité publique compétente y accèdent. La zone est signalée avant l’entrée et l’information complète figure dans cette politique.

6. Destinataires des données

Seules les entités ayant besoin des données pour une tâche précise peuvent les recevoir :

salariés et collaborateurs habilités de MERXFORMA ;
OVHcloud, hébergeur du site et fournisseur de l’infrastructure serveur ;
Google, notamment dans Google Workspace et Google Analytics 4 ;
Meta Platforms lors d’un contact par WhatsApp et opérateurs des autres plateformes choisies ;
cabinet comptable, banques et prestataires de paiement ;
transporteurs, coursiers, transitaires et opérateurs d’entrepôt ;
prestataires informatiques, de sécurité et d’assistance technique ;
cabinets juridiques, sociétés de recouvrement, assureurs et autorités publiques lorsqu’une base juridique existe.

Les entités agissant pour notre compte traitent les données sur la base d’un contrat et selon nos instructions, sauf si la loi leur confère le rôle de responsable indépendant.

7. Transferts hors EEE

L’utilisation de Google et Meta peut entraîner un traitement hors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Les fournisseurs déclarent utiliser les mécanismes légaux requis, tels que les décisions d’adéquation, dont le cadre UE–États-Unis de protection des données pour les entités certifiées, et les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Plus d’informations dans la Politique de confidentialité de Google et la Politique de confidentialité de WhatsApp.

8. Durée de conservation

demandes sans contrat : jusqu’à 12 mois après le dernier contact, sauf nécessité de constater ou défendre des droits ;
données liées au contrat et à la commande : pendant l’exécution, puis jusqu’à l’expiration du délai de prescription applicable ;
documents comptables et fiscaux : pendant la durée imposée par la législation applicable ;
données marketing : jusqu’à opposition, retrait du consentement requis ou disparition de la finalité ; nous pouvons conserver des données minimales sur l’opposition pour ne plus vous contacter ;
preuve du consentement ou de son retrait : pendant la durée nécessaire pour démontrer la conformité et défendre des droits ;
journaux serveur : selon les réglages et conditions de l’hébergeur, sans dépasser la durée nécessaire à la sécurité, au diagnostic et à la lutte contre les abus ;
vidéosurveillance : jusqu’à 30 jours, avec sécurisation possible de l’extrait pertinent pendant l’élucidation ou la procédure ;
données Google Analytics : événements pendant 2 mois et données utilisateur pendant 14 mois ; les rapports agrégés peuvent rester plus longtemps ;
décision d’analyse enregistrée dans le navigateur : 6 mois, sauf modification antérieure par vous ou changement de la portée ou version du consentement.

9. Vos droits

Dans les limites du RGPD, vous avez le droit :

d’accéder aux données et d’en recevoir copie ;
de rectifier les données ;
d’effacer les données ou limiter leur traitement ;
à la portabilité si le traitement repose sur le consentement ou un contrat et est automatisé ;
de vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime, y compris sans condition au marketing direct ;
de retirer votre consentement à tout moment sans affecter la licéité du traitement antérieur.

Pour exercer vos droits, écrivez à kontakt@merxforma.com. Nous pouvons demander les informations nécessaires pour confirmer votre identité.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès du Président de l’Office polonais de protection des données : ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.

10. Cookies et technologies similaires

Le site utilise le stockage local du navigateur pour mémoriser la langue et la décision d’analyse. Ces mécanismes sont nécessaires au maintien des réglages choisis. La préférence linguistique reste jusqu’à sa suppression par l’utilisateur. La décision d’analyse vaut 6 mois.

Après consentement, nous activons Google Analytics 4 avec l’identifiant G-HCV58KM5MP. Le service peut déposer des cookies, notamment ceux commençant par _ga, et recueillir des informations sur l’appareil, la localisation approximative, la source de visite et l’utilisation des pages. Google Analytics n’est pas chargé avant consentement.

Vous pouvez refuser l’analyse aussi facilement que l’accepter et modifier votre choix à tout moment avec « Paramètres des cookies ». Après retrait, nous arrêtons tout chargement ultérieur et supprimons les cookies Google Analytics accessibles au site. Vous pouvez aussi supprimer cookies et stockage local dans le navigateur.

11. Caractère facultatif et décisions automatisées

La fourniture des données est facultative, mais sans coordonnées et informations nécessaires nous pourrions ne pas pouvoir répondre, préparer une offre ou exécuter un contrat. Les données exigées sur une facture ou dans les documents de transport peuvent être nécessaires légalement ou contractuellement.

Nous ne prenons pas de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant significativement de façon similaire. Google Analytics aide à produire des statistiques et analyser l’utilisation du site, mais ne sert pas à de telles décisions.

12. Modifications de la politique

Nous actualisons cette politique lorsque les processus, fournisseurs, outils ou lois changent. La date de la version en vigueur figure au début. Si une modification affecte la portée du consentement donné, nous le demanderons de nouveau.

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