Ostatnia aktualizacja: 11 września 2026 r.
Polityka prywatności
Poniżej wyjaśniamy, jak MERXFORMA przetwarza dane osób odwiedzających serwis, kontaktujących się z nami oraz reprezentujących klientów, dostawców i partnerów biznesowych.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest MERX FORMA Michał Makohon, przedsiębiorca zarejestrowany w Polsce, miejsce wykonywania działalności: Prószków, NIP: 9910531880, VAT UE: PL9910531880.
W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@merxforma.com. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.
2. Jakie dane przetwarzamy
Zależnie od rodzaju kontaktu lub współpracy możemy przetwarzać:
- imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, NIP i dane reprezentowanej organizacji;
- adres e-mail, numer telefonu oraz identyfikator używany w komunikatorze;
- treść korespondencji, temat zapytania oraz dobrowolnie przesłane załączniki;
- dane ofertowe, umowne, rozliczeniowe, adres dostawy i dane dotyczące płatności;
- dane kierowcy, odbiorcy lub osoby upoważnionej, gdy są potrzebne do dostawy albo odbioru;
- adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, adres odwiedzonej strony, czas wizyty oraz informacje zapisywane w logach serwera;
- wizerunek, czas i miejsce pobytu zarejestrowane przez monitoring magazynu;
- po uzyskaniu zgody: identyfikatory internetowe i informacje o sposobie korzystania z serwisu zbierane przez Google Analytics 4.
Nie prosimy o przesyłanie danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, poglądach, religii lub pochodzeniu. Nie umieszczaj ich w formularzu ani załącznikach.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Obsługa zapytania, przygotowanie oferty, negocjacje i działania przed zawarciem umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jesteś stroną umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy działasz w imieniu firmy; naszym uzasadnionym interesem jest prowadzenie korespondencji biznesowej |
| Zawarcie i wykonanie umowy, realizacja zamówienia, transport, dostawa, płatność i obsługa posprzedażowa | art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do osób reprezentujących kontrahenta |
| Fakturowanie, księgowość oraz wykonanie obowiązków podatkowych i innych obowiązków prawnych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, zapobieganie nadużyciom i zapewnienie bezpieczeństwa | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym uzasadnionym interesem jest ochrona praw, mienia i systemów |
| Monitoring terenu magazynu w celu ochrony mienia | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym uzasadnionym interesem jest ochrona mienia oraz wyjaśnianie zdarzeń na monitorowanym terenie |
| Marketing bezpośredni własnych usług i ofert B2B | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy przepisy o komunikacji elektronicznej wymagają uprzedniej zgody, kontakt następuje wyłącznie po jej uzyskaniu; w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw lub wycofać zgodę |
| Pomiar odwiedzin i ulepszanie serwisu za pomocą Google Analytics 4 | art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja dobrowolna zgoda |
4. Skąd otrzymujemy dane
Najczęściej otrzymujemy dane bezpośrednio od Ciebie przez formularz, e-mail, telefon, WhatsApp, platformę B2B, media społecznościowe, spotkanie lub w związku z realizacją umowy.
W relacjach B2B możemy także otrzymać służbowe dane kontaktowe od Twojego pracodawcy, kontrahenta, osoby polecającej albo ze źródeł publicznych, takich jak strona firmowa, CEIDG, KRS, katalog branżowy lub publiczny profil zawodowy. W takim przypadku przetwarzamy zwykle imię i nazwisko, stanowisko, firmę oraz służbowe dane kontaktowe. Informację wymaganą przez art. 14 RODO przekazujemy najpóźniej przy pierwszym kontakcie, jeśli nie ma zastosowania ustawowy wyjątek.
5. Monitoring magazynu
Teren magazynu MERXFORMA w rejonie Wrześni i Gulczewka jest objęty monitoringiem wizyjnym w celu ochrony mienia. Kamery obejmują teren magazynu, wejścia, place i strefy załadunku. Monitoring nie obejmuje toalet, szatni ani innych pomieszczeń, w których oczekiwana jest szczególna prywatność, i nie rejestruje dźwięku.
Nagrania przechowujemy nie dłużej niż 30 dni, po czym są automatycznie nadpisywane lub usuwane. Jeżeli nagranie stanowi dowód zdarzenia albo jest potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, odpowiedni fragment możemy zabezpieczyć do czasu prawomocnego zakończenia sprawy lub upływu właściwego okresu przedawnienia.
Dostęp do nagrań mają wyłącznie upoważnione osoby oraz, gdy jest to niezbędne, dostawca obsługi technicznej monitoringu, podmiot świadczący ochronę, ubezpieczyciel, kancelaria lub uprawniony organ publiczny. Obszar monitorowany jest oznaczony przed wejściem, a pełna informacja jest dostępna w tej polityce.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które potrzebują ich do wykonania określonego zadania:
- upoważnieni pracownicy i współpracownicy MERXFORMA;
- OVHcloud jako dostawca hostingu strony i infrastruktury serwerowej;
- Google, w szczególności w ramach Google Workspace i Google Analytics 4;
- Meta Platforms w przypadku kontaktu przez WhatsApp oraz operatorzy innych wybranych przez Ciebie platform komunikacyjnych;
- biuro księgowe, banki i dostawcy usług płatniczych;
- firmy transportowe, kurierskie, spedycyjne i podmioty obsługujące magazyn;
- dostawcy usług IT, bezpieczeństwa i wsparcia technicznego;
- kancelarie prawne, podmioty windykacyjne, ubezpieczyciele oraz organy publiczne, gdy istnieje do tego podstawa prawna.
Podmioty działające na nasze zlecenie przetwarzają dane na podstawie umowy i zgodnie z naszymi instrukcjami, chyba że przepisy przyznają im rolę niezależnego administratora.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Korzystanie z usług Google i Meta może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Dostawcy deklarują stosowanie mechanizmów wymaganych przez prawo, takich jak decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, w tym EU–US Data Privacy Framework w odniesieniu do certyfikowanych podmiotów, oraz standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej.
Więcej informacji znajduje się w polityce prywatności Google oraz polityce prywatności WhatsApp.
8. Jak długo przechowujemy dane
- zapytania, które nie zakończyły się umową: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne do ustalenia lub obrony roszczeń;
- dane związane z umową i zamówieniem: przez czas realizacji umowy, a następnie do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń;
- dokumenty księgowe i podatkowe: przez okres wymagany obowiązującymi przepisami;
- dane wykorzystywane do marketingu: do wniesienia sprzeciwu, wycofania wymaganej zgody albo ustania celu; minimalne dane o sprzeciwie możemy zachować, aby nie kontaktować się ponownie;
- dowód udzielenia lub wycofania zgody: przez okres potrzebny do wykazania zgodności i obrony przed roszczeniami;
- logi serwera: przez okres wynikający z ustawień i warunków dostawcy hostingu, nie dłużej niż jest to potrzebne do bezpieczeństwa, diagnostyki i obrony przed nadużyciami;
- nagrania monitoringu: do 30 dni, z możliwością zabezpieczenia odpowiedniego fragmentu na czas wyjaśnienia zdarzenia lub prowadzenia sprawy;
- dane Google Analytics: dane zdarzeń przez 2 miesiące, a dane użytkownika przez 14 miesięcy; zagregowane raporty mogą być dostępne dłużej;
- decyzja dotycząca analityki zapisana w przeglądarce: 6 miesięcy, chyba że wcześniej ją zmienisz albo zmienimy zakres lub wersję zgody.
9. Twoje prawa
W granicach wynikających z RODO przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
- przenoszenia danych, gdy podstawą jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się automatycznie;
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym bezwarunkowego sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
- wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@merxforma.com. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.
Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.
10. Cookies i podobne technologie
Serwis używa pamięci lokalnej przeglądarki do zapamiętania języka oraz decyzji dotyczącej analityki. Są to mechanizmy potrzebne do zachowania wybranych ustawień. Preferencja językowa pozostaje w przeglądarce do jej usunięcia przez użytkownika. Decyzja dotycząca analityki jest ważna przez 6 miesięcy.
Po wyrażeniu zgody uruchamiamy Google Analytics 4 z identyfikatorem usługi G-HCV58KM5MP. Usługa może zapisywać pliki cookies, w szczególności zaczynające się od _ga, oraz zbierać informacje o urządzeniu, przybliżonej lokalizacji, źródle wizyty i korzystaniu ze stron. Google Analytics nie jest ładowany przed zgodą.
Możesz odrzucić analitykę równie łatwo, jak ją zaakceptować, a decyzję zmienić w dowolnym momencie przyciskiem „Ustawienia cookies”. Po wycofaniu zgody zatrzymujemy dalsze ładowanie analityki i usuwamy dostępne dla serwisu pliki cookies Google Analytics. Możesz też usunąć cookies i pamięć lokalną w ustawieniach przeglądarki.
11. Dobrowolność i zautomatyzowane decyzje
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych i informacji potrzebnych do danej sprawy możemy nie być w stanie odpowiedzieć, przygotować oferty lub wykonać umowy. Dane wymagane na fakturze albo w dokumentacji transportowej mogą być konieczne na podstawie prawa lub do realizacji umowy.
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Google Analytics pomaga tworzyć statystyki i analizować sposób korzystania z serwisu, ale nie służy nam do podejmowania takich decyzji.
12. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się procesy, dostawcy, narzędzia lub przepisy. Datę obowiązującej wersji podajemy na początku dokumentu. Jeżeli zmiana będzie wpływać na zakres udzielonej zgody, poprosimy o nią ponownie.
Wróć na stronę główną