Comment vérifier une entreprise avant d’acheter un lot de marchandises ?
Vérification pratique de l’immatriculation, de la TVA intracommunautaire, des représentants et du compte bancaire avant le premier paiement B2B.
Vérifier un partenaire ne garantit pas entièrement la réussite d’une transaction, mais permet de repérer rapidement les incohérences. Comparez plusieurs sources indépendantes au lieu de vous fier uniquement à un site ou à un document reçu.
Commencez par le registre officiel
Vérifiez les entrepreneurs individuels polonais dans CEIDG et les sociétés ou autres entités immatriculées dans KRS. Comparez le nom complet, le NIP, l’adresse, le statut d’activité et les représentants habilités.
Une inscription au registre confirme l’existence d’une entité, mais pas la qualité des marchandises ni l’intégrité d’une transaction donnée.
- dénomination complète et forme juridique
- numéro fiscal, statistique ou d’immatriculation (NIP, REGON)
- adresse et statut d’activité
- représentants habilités
Vérifiez la TVA nationale et intracommunautaire
Pour une transaction nationale polonaise, vérifiez le statut fiscal et le compte dans la liste blanche de la TVA. Pour les échanges dans l’UE, utilisez VIES. La Commission européenne précise que VIES consulte les bases nationales et peut renvoyer un résultat valide ou non valide.
Conservez une preuve datée de la vérification. Si VIES ne confirme pas le numéro, demandez des explications au partenaire sans conclure trop vite : l’inscription pour les opérations intracommunautaires peut ne pas être encore active.
- statut TVA à la date du paiement
- concordance du nom et de l’adresse
- numéro de TVA intracommunautaire actif
- preuve de vérification
Comparez le compte bancaire et le document de vente
Les données de la facture, du contrat, du compte bancaire et du registre doivent être cohérentes. Soyez particulièrement attentif aux demandes de virement vers un compte privé, celui d’une autre entreprise ou un compte communiqué uniquement par message sans explication.
Confirmez tout changement de compte par un second canal, de préférence auprès d’un représentant habilité.
- le même vendeur sur la facture et le compte bancaire
- devise et référence de paiement concordantes
- conditions claires d’acompte ou de prépaiement
- modifications des coordonnées confirmées
Vérifiez l’activité réelle
L’historique du site, les profils officiels, une activité régulière, un entrepôt et la possibilité d’un appel vidéo aident à évaluer la réalité de l’activité déclarée. Un seul profil social ne doit pas constituer l’unique preuve.
Demandez un appel depuis l’entrepôt montrant le lot proposé avec un repère convenu, par exemple le numéro du lot ou la date du jour.
- domaine officiel et adresse e-mail professionnelle
- coordonnées cohérentes
- photos réelles ou diffusion en direct depuis l’entrepôt
- historique d’activité et de livraisons
Consignez les accords
Avant de payer, consignez les caractéristiques du lot, la quantité, la classe, le prix, le lieu d’enlèvement, les conditions de transport et les informations sur le manifeste. Résumez les accords téléphoniques par e-mail.
Si le montant est élevé ou les conditions inhabituelles, faites examiner le contrat par un comptable ou un juriste connaissant le commerce B2B.
- caractéristiques et photos du lot
- modalités de paiement et de recouvrement
- responsabilité du transport
- Règles de réclamation B2B
Comparer les lots disponibles
Consultez les paramètres d’un lot précis.