Wie prüft man ein Unternehmen vor dem Kauf einer Warenpartie?
Praktische Prüfung von Registerdaten, EU-Umsatzsteuer-ID, Vertretungsberechtigung und Bankkonto vor der ersten B2B-Zahlung.
Die Prüfung eines Geschäftspartners garantiert keinen erfolgreichen Abschluss, hilft aber, Unstimmigkeiten schnell zu erkennen. Vergleichen Sie mehrere unabhängige Quellen, statt sich allein auf eine Website oder ein zugesandtes Dokument zu verlassen.
Beginnen Sie mit dem offiziellen Register
Polnische Einzelunternehmen prüfen Sie in CEIDG, Gesellschaften und andere Registereinheiten in KRS. Vergleichen Sie vollständigen Namen, Steuernummer (NIP), Anschrift, Tätigkeitsstatus und vertretungsberechtigte Personen.
Ein Registereintrag bestätigt die Existenz des Unternehmens, nicht jedoch die Qualität seiner Waren oder die Seriosität einer bestimmten Transaktion.
- vollständiger Firmenname und Rechtsform
- Steuer-, Statistik- oder Registernummer (NIP, REGON)
- Anschrift und Tätigkeitsstatus
- vertretungsberechtigte Personen
Prüfen Sie Umsatzsteuerstatus und EU-Umsatzsteuer-ID
Bei einer innerpolnischen Transaktion prüfen Sie Steuerstatus und Konto auf der Weißen Liste der Umsatzsteuerpflichtigen. Für den EU-Handel nutzen Sie VIES. Nach Angaben der Europäischen Kommission ruft VIES Daten aus nationalen Datenbanken ab und kann gültige oder ungültige Ergebnisse liefern.
Bewahren Sie den datierten Prüfnachweis auf. Bestätigt VIES die Nummer nicht, bitten Sie den Geschäftspartner um Klärung und ziehen Sie keine voreiligen Schlüsse: Die Registrierung für EU-Geschäfte ist möglicherweise noch nicht aktiv.
- Umsatzsteuerstatus am Zahlungstag
- übereinstimmender Name und Anschrift
- aktive EU-Umsatzsteuer-ID
- Prüfnachweis
Vergleichen Sie Bankkonto und Verkaufsbeleg
Angaben auf Rechnung, Vertrag, Bankkonto und im Register sollten übereinstimmen. Besondere Aufmerksamkeit erfordern Überweisungen auf Privatkonten, Konten anderer Firmen oder Konten, die ohne Erklärung nur per Nachricht mitgeteilt werden.
Bestätigen Sie jede Kontoänderung über einen zweiten Kontaktweg, möglichst mit einer vertretungsberechtigten Person.
- derselbe Verkäufer auf Rechnung und Bankkonto
- passende Währung und Verwendungszweck
- klare Anzahlungs- oder Vorkassebedingungen
- bestätigte Datenänderungen
Prüfen Sie die tatsächliche Geschäftstätigkeit
Website-Historie, offizielle Profile, regelmäßige Aktivität, ein Lager und die Möglichkeit eines Videoanrufs helfen, die tatsächliche Geschäftstätigkeit einzuschätzen. Ein einzelnes Social-Media-Profil sollte nicht der einzige Nachweis sein.
Bitten Sie um einen Anruf aus dem Lager, bei dem die angebotene Partie mit einem zuvor vereinbarten Merkmal, etwa Partienummer oder aktuellem Datum, gezeigt wird.
- offizielle Domain und Firmen-E-Mail
- übereinstimmende Kontaktdaten
- echte Fotos oder Live-Übertragung aus dem Lager
- Geschäfts- und Lieferhistorie
Dokumentieren Sie die Vereinbarungen
Halten Sie vor der Zahlung Spezifikation, Menge, Klasse, Preis, Abholort, Transportbedingungen und Angaben zur Warenliste fest. Fassen Sie telefonische Absprachen per E-Mail zusammen.
Bei hohem Transaktionswert oder ungewöhnlichen Bedingungen lassen Sie den Vertrag von einem mit B2B-Handel vertrauten Steuerberater oder Anwalt prüfen.
- Spezifikation und Fotos der Partie
- Zahlungs- und Inkassobedingungen
- Transportverantwortung
- B2B-Beschwerderegeln
Verfügbare Partien vergleichen
Prüfen Sie die Angaben einer konkreten Partie.