Perché i dati delle etichette devono essere anonimizzati?
L'etichetta del corriere può includere nome, indirizzo, numero di telefono e identificatori della spedizione. I dati devono essere effettivamente cancellati prima di un'ulteriore vendita.
I dati del destinatario non fanno parte del valore commerciale del pacco. La loro divulgazione a un successivo acquirente crea rischi inutili per la persona a cui si riferiscono e per le entità che partecipano allo scambio di beni.
Quali dati ci sono sull'etichetta
L'etichetta può includere nome, indirizzo, numero di telefono, e-mail, codice di spedizione, numero d'ordine o codice QR che porta a informazioni aggiuntive. La combinazione di più elementi può consentire l'identificazione di una persona.
Il Garante per la Protezione dei Dati Personali ricorda che sono dati personali anche le informazioni che consentono l'identificazione indiretta di una persona.
- nome e cognome
- indirizzo e numero di telefono
- ID di spedizione
- codici a barre e codici QR
L’anonimizzazione deve essere efficace
Sfocare semplicemente parzialmente il nome non sarà sufficiente se è ancora possibile leggere l'indirizzo, il codice o la stampa in rilievo. L'Ufficio per la protezione dei dati personali indica che l'anonimizzazione dovrebbe impedire l'identificazione di una persona.
Il metodo deve essere adattato alla carta, alla pellicola, al nastro e al tipo di stampa. Dopo aver completato il processo, eseguire un'ispezione visiva e testare la lettura in controluce.
- incapace di leggere
- codici cancellati che portano ai dati
- controllo su entrambi i lati
- durabilità del metodo utilizzato
Rimuovere o coprire
L'opzione più sicura potrebbe essere quella di rimuovere fisicamente l'etichetta o parte della confezione, purché ciò non comprometta la sicurezza del prodotto. Per la copertura permanente, utilizzare un metodo che non possa essere facilmente rimosso o rimosso.
Un pennarello sottile potrebbe non essere sufficiente. Sulle etichette laminate, l'inchiostro potrebbe staccarsi e i dati rimangono leggibili anche da un'angolazione.
- strappando l'etichetta
- copertura permanente
- distruzione del codice a barre
- controllo di leggibilità
Inserisci la procedura del tuo magazzino
Imposta un luogo separato per le spedizioni prima e dopo l'anonimizzazione. Il dipendente dovrebbe sapere quali campi eliminare, come verificarne l'effetto e cosa fare con le etichette staccate.
Su larga scala, utilizzare il controllo dei campioni e il registro dei lotti per poter dimostrare come sono state preparate le merci.
- area pre e post processo
- istruzioni di lavoro
- rifiuti sicuri
- controllo di qualità
Comunicazione e conseguenze della violazione
Le etichette coperte non sono un difetto. Spiega al cliente che i dati dei destinatari sono stati cancellati o resi anonimi in modo permanente. Non mostrare dati leggibili in foto o video pubblicati online.
In Polonia e in tutta l’UE, l’autorità di controllo può ordinare azioni correttive, limitare il trattamento e imporre sanzioni. Il GDPR prevede livelli massimi fino a 10 milioni di euro o il 2% del fatturato globale e – per le violazioni più gravi – fino a 20 milioni di euro o il 4% del fatturato. Non si tratta di una penalità automatica per ogni etichetta; ogni caso viene valutato individualmente.
- informazioni chiare sull'anonimizzazione
- nessun dato sui materiali
- azioni correttive dell’autorità
- sanzioni massime previste dal GDPR
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