Dlaczego dane na etykietach muszą być zanonimizowane?
Etykieta kurierska może zawierać imię, adres, telefon i identyfikatory przesyłki. Przed dalszą sprzedażą dane trzeba skutecznie usunąć.
Dane odbiorcy nie są częścią wartości handlowej paczki. Ujawnienie ich kolejnemu nabywcy tworzy niepotrzebne ryzyko dla osoby, której dotyczą, oraz dla podmiotów uczestniczących w obrocie towarem.
Jakie dane znajdują się na etykiecie
Etykieta może zawierać imię i nazwisko, adres, numer telefonu, e-mail, kod przesyłki, numer zamówienia lub kod QR prowadzący do dodatkowych informacji. Połączenie kilku elementów może umożliwić identyfikację osoby.
UODO przypomina, że dane osobowe obejmują również informacje pozwalające zidentyfikować osobę pośrednio.
- imię i nazwisko
- adres i telefon
- identyfikatory przesyłki
- kody kreskowe i QR
Anonimizacja musi być skuteczna
Samo częściowe zamazanie imienia nie wystarczy, jeżeli adres, kod albo przebijający druk nadal pozwala odczytać dane. UODO wskazuje, że anonimizacja powinna uniemożliwiać identyfikację osoby.
Metoda musi być dobrana do papieru, folii, taśmy i rodzaju nadruku. Po wykonaniu procesu przeprowadź kontrolę wzrokową i próbę odczytu pod światło.
- brak możliwości odczytu
- usunięte kody prowadzące do danych
- kontrola po obu stronach
- trwałość zastosowanej metody
Usunięcie czy zasłonięcie
Najpewniejsze może być fizyczne usunięcie etykiety albo fragmentu opakowania, o ile nie narusza to bezpieczeństwa produktu. Przy trwałym zasłonięciu użyj metody, której nie można łatwo zetrzeć lub odkleić.
Cienki marker bywa niewystarczający. Na foliowanych etykietach tusz może się ścierać, a dane nadal pozostają czytelne pod kątem.
- oderwanie etykiety
- trwałe zakrycie
- zniszczenie kodu kreskowego
- kontrola czytelności
Wprowadź procedurę magazynową
Ustal osobne miejsce dla przesyłek przed i po anonimizacji. Pracownik powinien wiedzieć, które pola usuwa, jak sprawdza efekt i co robi z oderwanymi etykietami.
Przy dużej skali stosuj kontrolę próby oraz rejestr partii, aby móc wykazać sposób przygotowania towaru.
- strefa przed i po procesie
- instrukcja stanowiskowa
- bezpieczne odpady
- kontrola jakości
Komunikacja i konsekwencje naruszenia
Zakryte etykiety nie są wadą. Wyjaśnij klientowi, że dane odbiorców zostały usunięte lub trwale zanonimizowane. Nie pokazuj czytelnych danych na zdjęciach ani filmach publikowanych online.
W Polsce i całej UE organ nadzorczy może nakazać działania naprawcze, ograniczyć przetwarzanie i nałożyć karę. RODO przewiduje maksymalne poziomy do 10 mln EUR lub 2% światowego obrotu oraz — przy najpoważniejszych naruszeniach — do 20 mln EUR lub 4% obrotu. Nie jest to automatyczna kara za każdą etykietę; każdy przypadek ocenia się indywidualnie.
- jasna informacja o anonimizacji
- brak danych na materiałach
- działania naprawcze organu
- maksymalne kary wynikające z RODO
Porównaj dostępne partie
Sprawdź parametry konkretnego towaru.